എക്സല്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നത് എങ്ങനെ
പാഠവും സംഖ്യകളും തീയതികളും സൂത്രവാക്യങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് അത്ഭുതങ്ങള്‍ സൃഷ്ടിക്കാവുന്ന പ്രോഗ്രാമാണ് സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ്. സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ് പ്രോഗ്രാമുകളില്‍ ഏറ്റവും മികച്ചത് മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ എക്സല്‍ തന്നെ. ഡാറ്റ സംഭരിക്കാനും ഈ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് ആവശ്യമുള്ള കണക്കുകൂട്ടല്‍ നടത്താനും എക്സല്‍ ഉപകരിക്കുന്നു. ഗ്രേഡ് ബുക്കുകള്‍, റ്റോക്ക് വിവരങ്ങള്‍, ഇന്‍‌വെന്ററികള്‍, അക്കൌണ്ട് ബാലന്‍സുകള്‍ എന്നിവ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള സംവിധാനങ്ങള്‍ എക്സലില്‍ ഉള്ളതിനാല്‍ ഇതൊരു ബിസിനസ്സ്, ബുക്ക്‌കീപ്പിംഗ് പ്രയോഗം കൂടിയാണ്.
എക്സലിന്റെ ഡെസ്ക്‌ടോപ്പ് ഐക്കണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തോ Start Menu > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel തെരഞ്ഞെടുത്തോ എക്സല്‍ തുറക്കാം. നിരകളും വരികളുമടങ്ങുന്ന ഗ്രിഡ് മാതൃകയിലാണ് എക്സലിന്റെ ഇന്റര്‍ഫേസ്. പുതിയ സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റില്‍ ശൂന്യമായ മൂന്ന് വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റുകളാണ് ഉണ്ടാവുക. പ്രയോഗത്തിന്റെ താഴെയുള്ള Sheet1, Sheet2, Sheet3 എന്നീ ടാബുകളില്‍ ക്ലിക്കുചെയ്ത് ഈ ഷീറ്റുകളിലേക്ക് പ്രവേശിക്കാം. കൂടുതല്‍ വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റുകള്‍ കൂട്ടിച്ചേര്ക്കാം, ആവശ്യമില്ലാത്തവ നിര്‍മാര്‍ജനം ചെയ്യാം. ഓരോ വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റിലും 80 മില്യണ്‍ കളങ്ങളാണ് ഉള്ളത്.
എക്സലിലെ സവിശേഷതകള്‍
ഇനി എന്തൊക്കെ വിശേഷതകളാണ് എക്സലില്‍ ഉള്ളതെന്ന് നോക്കാം. കളങ്ങളില്‍ നമ്മള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഡാറ്റ ഏതുതരമായിരിക്കണം എന്ന് തീരുമാനിക്കാന്‍ ഫോര്‍മാറ്റിംഗ് ഉപയോഗിക്കാം. ഡാറ്റയെ സംഖ്യയും തീയതിയും പാഠവുമാക്കാം. ഇതുമല്ലാതെ, മറ്റേതൊരു വേഡ് പ്രോസസിംഗ് പ്രോഗ്രാമിലുമെന്ന പോലെ കളങ്ങളിലെ ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ ഫോണ്ട് വലുപ്പവും നിറവും മാറ്റാം. Format > Cells എന്ന ആജ്ഞയാണ് ഇതിനായി ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്.
കളങ്ങളിലെ ഉള്ളടക്കത്തെ പറ്റി കൂടുതലെന്തെങ്കിലും സൂചിപ്പിക്കണം എന്നുണ്ടെങ്കില്‍ നോട്ടുകള്‍ കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കാവുന്നതാണ്. ആവശ്യമുള്ള കളം തെരഞ്ഞെടുത്ത്, മെനുബാറില്‍ നിന്ന് Insert > Comment ഉപയോഗിച്ച് നോട്ടുകള്‍ കൂട്ടിച്ചേര്ക്കാം. നോട്ടുകള്‍ ചേര്‍ത്ത കളം തിരിച്ചറിയുന്നത്, കളത്തിന്റെ മുകളില്‍ വലതുഭാഗത്ത് കാണുന്ന ചുവന്ന പൊട്ടിനാല്‍ ആണ്.
കളം സജീവമാക്കാന്‍ കളത്തിനുള്ളില്‍ ക്ലിക്കുചെയ്താല്‍ മതിയാകും. മുഴുവന്‍ വരിയോ നിരയോ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യണമെങ്കില്‍ വരിയുടെ സംഖ്യയിലോ നിരയുടെ അക്ഷരത്തിലോ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. കീബോര്‍ഡിലെ അപ്, ഡൌണ്‍, റൈറ്റ്, ലെഫ്റ്റ് ആരോ കീകള്‍ ഉപയോഗിച്ച് ഒരു കളത്തില്‍ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് സഞ്ചരിക്കാവുന്നതാണ്. വരിയുടെ ഉയരവും നിരയുടെ വീതിയും ആവശ്യാനുസരണം കൂട്ടാനുള്ള സംവിധാനം എക്സലിലുണ്ട്.
വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റിലേക്ക് ഒരു വരി കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കണമെങ്കില്‍, ആവശ്യമുള്ളിടത്ത് മൌസ് കൊണ്ട് ക്ലിക്കുചെയ്ത്, മെനു ബാറില്‍ നിന്ന് Insert > Rows തെരഞ്ഞെടുത്താല്‍ മതി. നിര കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കാന്‍ മെനു ബാറില്‍ നിന്ന് Insert > Column തെരഞ്ഞെടുക്കുക. വരിയോ നിരയോ നിര്‍മാര്‍ജനം ചെയ്യാല്‍, നിര്‍മാര്‍ജനം ചെയ്യേണ്ട വരിയോ നിരയോ തെരഞ്ഞെടുത്ത്, മെനു ബാറില്‍ നിന്ന് Edit > Delete എടുക്കുക.
സൂത്രവാക്യങ്ങളും അധിക സവിശേഷതകളും
കളങ്ങളില്‍ നല്‍‌കിയിരിക്കുന്ന സംഖ്യകള്‍ കൂട്ടാനും കുറയ്ക്കാനും ഹരിക്കാനുമൊക്കെ എക്സലിനുള്ളില്‍ സൂത്രവാക്യങ്ങളുണ്ട്. സങ്കീര്‍ണ്ണങ്ങളായ സൂത്രവാക്യങ്ങള്‍ വേണമെങ്കില്‍ സ്വന്തമായി ഉണ്ടാക്കിയെടുക്കുകയുമാവാം. അവതരണങ്ങള്‍ക്കായി ചാര്‍ട്ടുകള്‍, ചിത്രങ്ങള്‍ എന്നിവ കളങ്ങളിലേക്ക് കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കാനും എക്സലില്‍ സംവിധാനമുണ്ട്. കളങ്ങളില്‍ നല്‍‌കിയിരിക്കുന്ന മൂല്യങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഗ്രാഫ് ഉണ്ടാക്കാനും എക്സലില്‍ കഴിയും. ഇതിനെല്ലാം പുറമെ, എക്സലില്‍ തുടര്‍ച്ചയായി നടത്തേണ്ട പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ സ്വപ്രേരിതമാക്കാന്‍ മാക്രോകള്‍ എന്നൊരു സവിശേഷ സംവിധാനം കൂടി എക്സലിലുണ്ട്.
പാഠവും സംഖ്യകളും തീയതികളും സൂത്രവാക്യങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് അത്ഭുതങ്ങള്‍ സൃഷ്ടിക്കാവുന്ന പ്രോഗ്രാമാണ് സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ്. സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ് പ്രോഗ്രാമുകളില്‍ ഏറ്റവും മികച്ചത് മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ എക്സല്‍ തന്നെ. ഡാറ്റ സംഭരിക്കാനും ഈ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് ആവശ്യമുള്ള കണക്കുകൂട്ടല്‍ നടത്താനും എക്സല്‍ ഉപകരിക്കുന്നു. ഗ്രേഡ് ബുക്കുകള്‍, റ്റോക്ക് വിവരങ്ങള്‍, ഇന്‍‌വെന്ററികള്‍, അക്കൌണ്ട് ബാലന്‍സുകള്‍ എന്നിവ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള സംവിധാനങ്ങള്‍ എക്സലില്‍ ഉള്ളതിനാല്‍ ഇതൊരു ബിസിനസ്സ്, ബുക്ക്‌കീപ്പിംഗ് പ്രയോഗം കൂടിയാണ്.
എക്സലിന്റെ ഡെസ്ക്‌ടോപ്പ് ഐക്കണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തോ Start Menu > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel തെരഞ്ഞെടുത്തോ എക്സല്‍ തുറക്കാം. നിരകളും വരികളുമടങ്ങുന്ന ഗ്രിഡ് മാതൃകയിലാണ് എക്സലിന്റെ ഇന്റര്‍ഫേസ്. പുതിയ സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റില്‍ ശൂന്യമായ മൂന്ന് വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റുകളാണ് ഉണ്ടാവുക. പ്രയോഗത്തിന്റെ താഴെയുള്ള Sheet1, Sheet2, Sheet3 എന്നീ ടാബുകളില്‍ ക്ലിക്കുചെയ്ത് ഈ ഷീറ്റുകളിലേക്ക് പ്രവേശിക്കാം. കൂടുതല്‍ വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റുകള്‍ കൂട്ടിച്ചേര്ക്കാം, ആവശ്യമില്ലാത്തവ നിര്‍മാര്‍ജനം ചെയ്യാം. ഓരോ വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റിലും 80 മില്യണ്‍ കളങ്ങളാണ് ഉള്ളത്.
എക്സലിലെ സവിശേഷതകള്‍
ഇനി എന്തൊക്കെ വിശേഷതകളാണ് എക്സലില്‍ ഉള്ളതെന്ന് നോക്കാം. കളങ്ങളില്‍ നമ്മള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഡാറ്റ ഏതുതരമായിരിക്കണം എന്ന് തീരുമാനിക്കാന്‍ ഫോര്‍മാറ്റിംഗ് ഉപയോഗിക്കാം. ഡാറ്റയെ സംഖ്യയും തീയതിയും പാഠവുമാക്കാം. ഇതുമല്ലാതെ, മറ്റേതൊരു വേഡ് പ്രോസസിംഗ് പ്രോഗ്രാമിലുമെന്ന പോലെ കളങ്ങളിലെ ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ ഫോണ്ട് വലുപ്പവും നിറവും മാറ്റാം. Format > Cells എന്ന ആജ്ഞയാണ് ഇതിനായി ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്.
കളങ്ങളിലെ ഉള്ളടക്കത്തെ പറ്റി കൂടുതലെന്തെങ്കിലും സൂചിപ്പിക്കണം എന്നുണ്ടെങ്കില്‍ നോട്ടുകള്‍ കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കാവുന്നതാണ്. ആവശ്യമുള്ള കളം തെരഞ്ഞെടുത്ത്, മെനുബാറില്‍ നിന്ന് Insert > Comment ഉപയോഗിച്ച് നോട്ടുകള്‍ കൂട്ടിച്ചേര്ക്കാം. നോട്ടുകള്‍ ചേര്‍ത്ത കളം തിരിച്ചറിയുന്നത്, കളത്തിന്റെ മുകളില്‍ വലതുഭാഗത്ത് കാണുന്ന ചുവന്ന പൊട്ടിനാല്‍ ആണ്.
കളം സജീവമാക്കാന്‍ കളത്തിനുള്ളില്‍ ക്ലിക്കുചെയ്താല്‍ മതിയാകും. മുഴുവന്‍ വരിയോ നിരയോ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യണമെങ്കില്‍ വരിയുടെ സംഖ്യയിലോ നിരയുടെ അക്ഷരത്തിലോ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. കീബോര്‍ഡിലെ അപ്, ഡൌണ്‍, റൈറ്റ്, ലെഫ്റ്റ് ആരോ കീകള്‍ ഉപയോഗിച്ച് ഒരു കളത്തില്‍ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് സഞ്ചരിക്കാവുന്നതാണ്. വരിയുടെ ഉയരവും നിരയുടെ വീതിയും ആവശ്യാനുസരണം കൂട്ടാനുള്ള സംവിധാനം എക്സലിലുണ്ട്.
വര്‍ക്ക്‌ഷീറ്റിലേക്ക് ഒരു വരി കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കണമെങ്കില്‍, ആവശ്യമുള്ളിടത്ത് മൌസ് കൊണ്ട് ക്ലിക്കുചെയ്ത്, മെനു ബാറില്‍ നിന്ന് Insert > Rows തെരഞ്ഞെടുത്താല്‍ മതി. നിര കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കാന്‍ മെനു ബാറില്‍ നിന്ന് Insert > Column തെരഞ്ഞെടുക്കുക. വരിയോ നിരയോ നിര്‍മാര്‍ജനം ചെയ്യാല്‍, നിര്‍മാര്‍ജനം ചെയ്യേണ്ട വരിയോ നിരയോ തെരഞ്ഞെടുത്ത്, മെനു ബാറില്‍ നിന്ന് Edit > Delete എടുക്കുക.
സൂത്രവാക്യങ്ങളും അധിക സവിശേഷതകളും
കളങ്ങളില്‍ നല്‍‌കിയിരിക്കുന്ന സംഖ്യകള്‍ കൂട്ടാനും കുറയ്ക്കാനും ഹരിക്കാനുമൊക്കെ എക്സലിനുള്ളില്‍ സൂത്രവാക്യങ്ങളുണ്ട്. സങ്കീര്‍ണ്ണങ്ങളായ സൂത്രവാക്യങ്ങള്‍ വേണമെങ്കില്‍ സ്വന്തമായി ഉണ്ടാക്കിയെടുക്കുകയുമാവാം. അവതരണങ്ങള്‍ക്കായി ചാര്‍ട്ടുകള്‍, ചിത്രങ്ങള്‍ എന്നിവ കളങ്ങളിലേക്ക് കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കാനും എക്സലില്‍ സംവിധാനമുണ്ട്. കളങ്ങളില്‍ നല്‍‌കിയിരിക്കുന്ന മൂല്യങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഗ്രാഫ് ഉണ്ടാക്കാനും എക്സലില്‍ കഴിയും. ഇതിനെല്ലാം പുറമെ, എക്സലില്‍ തുടര്‍ച്ചയായി നടത്തേണ്ട പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ സ്വപ്രേരിതമാക്കാന്‍ മാക്രോകള്‍ എന്നൊരു സവിശേഷ സംവിധാനം കൂടി എക്സലിലുണ്ട്.
